Bedrijfsvoering

Klaar voor de Toekomst
In 2018 zijn we gestart met het plan Klaar voor de Toekomst waarmee we investeren in onze organisatie en onze medewerkers om de opgaven van morgen aan te kunnen.

Inmiddels zijn we er in geslaagd een deel van de opgaven te realiseren. Het ziekteverzuim is verder teruggebracht, er is geïnvesteerd in het creëren van vitale medewerkers en organisatieonderdelen en een aantal sleutelfuncties is ingevuld. Een aantal andere opgaven heeft nog steeds onze aandacht of heeft een langer doorlooptijd. Rondom ziekteverzuim blijven we ons richten op het terugdringen van het ziekteverzuim en ondersteunen van leidinggevenden via training en advies vanuit P&O en onze casemanager. Mede met het oog op de vergrijzing investeren we in de vitaliteit van onze medewerkers. De opgaven in het plan Klaar voor de Toekomst voor 2023 richten zich op het concreet dingen doen. Concreet gaat het vervullen van de functie data-analist, medewerkers in de gelegenheid stellen om deel te nemen aan het vitaliteitspact, het opzetten van een regionale traineepool en het realiseren van financieel voordeel uit de investering van de businesscase Buitenruimte.

Vensters voor Bedrijfsvoering
Net als in 2018 hebben we in 2022 deelgenomen aan ‘Vensters voor Bedrijfsvoering’. Vensters voor bedrijfsvoering is een instrument waarmee via cijfermatig onderzoek resultaten worden gemeten. Door de resultaten ook te vergelijken met gemeenten (van gelijke omvang), ontstaan waardevolle inzichten. De uitkomsten van het onderzoek geven inzicht in onze scores op het gebied van financiën, ICT, HRM, huisvesting en overhead en betrekken we onder andere bij het te voeren personeelsbeleid en arbeidsmarktaanpak. De uitkomsten nemen we mee in het gesprek met de raad over het perspectief van de organisatie.

Goed Verbonden
Voor het ontwikkelen naar een duurzame en flexibele netwerkorganisatie zijn we in 2020 gestart met tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk (TPAW) werken. De dienstverlening naar burgers en ondernemers verschuift van de balie naar enerzijds het internet en anderzijds de keukentafel. Inmiddels is de werkomgeving hier volledig op ingericht. De digitale werkomgeving krijgt vorm door toepassing van nieuwe en verbeterde applicaties en programma’s. Daarin ligt ook afhankelijkheid van anderen. Een voorbeeld daarvan is de aansluiting van onze gemeente op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) als de Omgevingswet in werking treedt. Uitstel of vertraging van de Omgevingswet, werkt in onze bedrijfsvoering door.

Vanuit het project Goed Verbonden geven we vanaf begin 2022 tot en met de zomer van 2023 nadrukkelijk aandacht aan ‘Anders (samen)werken’. Het Leertraject Anders Werken richt zich op wat het betekent en wat er voor nodig is om onze netwerkprincipes te volgen in ons dagelijks handelen. In het leertraject gaan we in op het toepassen van de netwerkprincipes in de dagelijkse praktijk vanuit de verschillende rollen die medewerkers in de organisatie hebben (faciliteren, regisseren, uitvoeren).

We maken medewerkers bewust van zichzelf, hun netwerk. We reiken medewerkers op een concrete manier handvatten aan, organiseren trainingen en workshops (individueel en in teamverband) en leren uit het delen van ervaringen. We sluiten daarbij zoveel als mogelijk aan op de ontwikkelwensen van elke medewerker team. Daarnaast staat de "ja mits" houding, voor zover passend binnen de beleidskaders van deze raad, centraal in het verandertraject rondom de Omgevingswet. Ook dit krijgt in 2022-2023 zijn vervolg.

In relatie met het uitvoeringsprogramma van de raad waarin de inwoners boven de regel wordt gesteld, stellen we in het leertraject de medewerker centraal. Ons doel is een stabiele en bekwame medewerker die vanuit ‘werken volgens de bedoeling’ zijn werkzaamheden ten behoeve van de inwoners / maatschappij kan verrichten.

Programmatisch en opgavegericht werken
In 2023 zetten we in op programmatisch en opgavegericht werken. Dit zijn manieren om meer vorm te geven aan de netwerkorganisatie die we zijn. Het nodigt uit tot een meer integrale benadering omdat medewerkers vanuit verschillende disciplines gekoppeld zijn aan de opgave en deze daarmee centraal staat.

In verschillende (crisis)situaties is gebleken dat dit goed werkt (denk aan Oekraïne opvang, Valwind, Corona-team). Dat willen we verder uitbreiden. Daarbij vragen we van medewerkers flexibele inzetbaarheid op andere taken dan regulier. Tevens zetten we in op de wens van raad van open en transparantie communicatie met de inwoners.

Om dit te ondersteunen is versterking van de organisatie nodig. Hiertoe zijn verschillende voorstellen uit de kadernota in het Uitvoeringsprogramma Raadsbrede Afspraken verwerkt. Door de organisatie te versterken en medewerkers beter te faciliteren is flexibele inzet mogelijk, zonder de werkdruk nog verder te verhogen.
Arbeidsmarkt
We houden er rekening mee dat de arbeidsmarkt de komende jaren krapte laat zien. Met de inzet van recruiters slagen we er in nieuwe en ook jonge medewerkers aan ons te binden. We slagen erin om vaste en tijdelijke formatie in te vullen. De komende jaren blijft de noodzaak bestaan om recruiters te blijven inzetten.

Voor 2023 zetten we ook in op het versterking van de arbeidsmarktaanpak. Het gaat dan om:

1. modernisering en intensivering van de werving (loopt vanaf 2e helft 2021);
2. investeren van medewerkers en het bieden van doorstroommogelijkheden;
3. inzet op vitaliteit van medewerkers in onze organisatie.

De in 2022 ingezette opzet voor een arbeidsmarktbenadering om ons werkgeverschap, de wijze van werken en leren, arbeidsvoorwaarden en cultuur nadrukkelijker zichtbaarder te maken wordt voortgezet in 2023. We hebben als doel het behouden en aantrekken van medewerkers met kwaliteit om kennis en kunde structureel in de eigen organisatie op te bouwen en de inhuur te beperken.

Om de kwaliteit voor de komende jaren te kunnen blijven waarborgen wordt ook ingezet op trainees en het zelf opleiden van nieuwe medewerkers. De verwachting is dat dit, naast een initiële investering, minder kost dan het inhuren van externen. We beogen met eigen medewerkers meer binding met de organisatie. De inzet hierop gaat extra beslag leggen op bestaande collega's, teamleiders en het opleidingsplan.

Tegelijkertijd ontwikkelen we een lange termijn strategie rondom het vraagstuk arbeidsmarkt gericht op het blijven aantrekken, ontwikkelen en behouden van personeel. We willen over vitale medewerkers beschikken.

Prioriteiten
In toenemende mate krijgt onze organisatie te maken met nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen. Ontwikkelingen waar acuut op moet worden gereageerd en die grote impact hebben op onze dienstverlening en het realiseren van gestelde opgaven.

Deze trend vindt al een aantal jaren plaats. Momenteel speelt de vluchtelingenstroom uit Oekraïne, neemt het huisvestingsvraagstuk (van vluchtelingen) in belang toe en is duurzaamheid / klimaat een belangrijk vraagstuk.

Als organisatie willen we tijdig op deze ontwikkelingen kunnen reageren. Dat vraagt wendbaarheid van de organisatie en vitale medewerkers. Net als in 2022 verwachten we dat in 2023 opnieuw een her-prioritering van opgaven nodig is om in de juiste prioriteiten te stellen en als lokale overheid aan de gestelde verwachtingen te kunnen voldoen.

Met personeelsbeleid geeft de gemeente uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. Goed personeelsbeleid is ook belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. Als gevolg van de veranderingen om ons heen werkt de gemeente in 2023 aan de volgende ontwikkelingen.

Binnen de organisatie zijn we voortdurend bezig de ontwikkeling van onze dienstverlening en het realiseren van kleine en grotere opgaven. De inzet, ontwikkeling en het aanpassingsvermogen van onze medewerkers spelen hierin een cruciale rol. Onze medewerkers zijn de verbindende schakel in de samenwerking onderling en met inwoners om te komen tot resultaten.

We vinden het van belang dat er binnen onze organisatie een breed gedragen visie is op de inzet, ontwikkeling en aanpassingsvermogen van de medewerkers. Dat verwoorden we in de visie op HR (Human Resources). In de visie op HR schetsen we de verwachtingen richting onze medewerkers binnen onze organisatie en wat onze medewerkers mogen verwachten van de organisatie om succesvol te worden en te blijven. We stellen daar in de 2e helft van 2022 een visie op HR voor op met een uitvoeringsprogramma voor 2023.

In 2022 hebben we voor het nieuwe werkconcept dat gebaseerd is op Tijd- Plaats- en Apparaat onafhankelijk werken passend HR-beleid en passende arbeidsvoorwaarden opgesteld. Met medezeggenschapsorganen zijn afspraken gemaakt over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals onkostenvergoedingen, arbobeleid en gebruik van de faciliteiten. In 2022 wordt het opgestelde beleid geëvalueerd en wordt invulling gegeven aan de noodzakelijke en wenselijke verbeteringen.

Aanvullend hebben we het voornemen om allerlei andere soorten van maatregelen te treffen die een impuls moeten geven aan het ondersteunen van leidinggevenden rondom het verlagen en stabiliseren van het ziekteverzuim en hoe we om gaan met vergrijzing in organisatie. Dat gebeurt onder andere in de vorm van beleid en een strategische personeelsplanning. Voor het aanpassen van al dit beleid wordt nog een planning gemaakt.

CAO
Werkgevers en vakbonden hebben in het akkoord voor de cao 2021-2022 veel grote vernieuwingen doorgevoerd waarvan de laatste, de harmonisering van verlof, op 1 januari 2023 ingaat. De komende cao moet organisaties en hun medewerkers de rust en de continuïteit bieden om die ontwikkelingen verder gestalte te geven. Bij de inzet wordt rekening gehouden met de uitvoeringslast van de lopende en voorgaande cao’s.

Op 15 september 2022 ontmoeten vertegenwoordigers van werkgevers en werknemer organisaties om tot een nieuwe cao voor één jaar (looptijd cao 2 januari 2023 tot en met 31 december 2023) te komen. Naast inhoudelijke thema’s is het de wens om tot een passende salarisverhoging te komen. Het streven is om vóór het einde van 2022 een passende cao te sluiten.

Inhuur
De COVID-19-crisis en de krapte op de arbeidsmarkt hebben er in 2021 en een deel van 2022 aan bij gedragen dat voor een reeks aan vacatures tijdelijke inhuur noodzakelijk was.

Tegelijkertijd zien we op bepaalde plekken in de organisatie dat er sprake is van structurele inhuur als gevolg van capaciteitstekorten. Ook vindt inhuur plaats omdat er vanuit de programma’s meerjarig (incidenteel) middelen beschikbaar zijn.

Het is onze wens om de inhuur de komende jaren verder terug te dringen en deze te vervangen door medewerkers die via een vast of tijdelijk dienstverband aan ons verbonden zijn.

We behouden daarmee de kwaliteit van die medewerkers en de continuïteit blijft meer gewaarborgd. In dat kader zijn we ook gestart om, waar mogelijk, voor (tijdelijke) vacatures medewerkers te werven in plaats van in te huren.

Op dinsdag 31 mei 2022 heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel aangenomen waarin de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen. Het voorstel ligt nu (september 2022) bij de Eerste Kamer. Voor de rechtmatigheidsverantwoording gaat het om invoering met verslagjaar 2023. De jaarrekening voor het verslagjaar 2023 wordt in het kalenderjaar 2024 vastgesteld. Naast de wetswijzing zal er nog onderliggende regelgeving moeten worden aangepast.

De rechtmatigheidsverantwoording is een aparte verklaring van het college over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening, met een verantwoordingsrapportage en toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. De verantwoording is onderdeel van de accountantscontrole op het onderdeel getrouwheid.

De rechtmatigheidsverantwoording van het college is door de wetgever ook bedoeld als een extra handvat aan rekenkamers voor het beoordelen van de rechtmatigheid.

In 2020 is in onze gemeente gestart met communicatie over de voorgenomen invoering op hoofdlijnen naar de auditcommissie, het college, het managementteam en de organisatie. In 2022 en 2023 worden het beleid en de werkwijze verder aangepast aan de eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit heeft gevolgen voor de verordeningen die zijn gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a uit de Gemeentewet. In 2023 wordt de invoering voltooid.